como funciona un evento por dentro

Cómo funciona un evento por dentro

Todos los eventos y celebraciones, sin importar lo simples o complejos puedan ser, exigen tanto una programación como una organización detallada.

Así, comenzando por la planificación del presupuesto hasta llegar a la promoción del evento, existe varios aspectos que tienes que tomar en cuenta desde el principio, si quieres asegurarte que todo el proceso resulte lo más tranquilo posible.

Pasos para organizar un evento desde dentro

Aunque es cierto que no existen dos eventos que sean iguales, y cada uno cuenta con diversos presupuestos, objetivos y público; la verdad es que existen algunos pasos básicos que podrías tomar en cuenta para comenzar con el proceso de planificación, y saber cómo funciona un evento por dentro, logrando que tu celebración sea un éxito.

pasos para un evento de exito

Para empezar, tienes que tener en cuenta que la creatividad se encuentra entre los elementos esenciales al planificar cualquier evento; por lo que incluso si quieres recurrir a un organizador de eventos profesional, debes prestar atención a su nivel de creatividad, al igual que al uso que pueda hacer de las nuevas tecnologías.

Dicho esto, entre los pasos que puedes seguir para organizar tu evento, están los siguientes:

1.     Planear el tipo de evento

Debes considerar que hay distintas clases de eventos, los cuales podrías llevar a cabo según el tipo de celebración que desees realizar, sea particular o de tipo empresarial, por ejemplo, bautizos, comuniones, bodas, actos corporativos, congresos, festivales, etc.

Por eso, comenzar por planificar la clase de evento a celebrar supone un paso básico para asegurar una apropiada gestión de tus eventos, ya que te ofrece una idea clave sobre lo que el tipo de celebración a realizar.

De esta manera podrás tener presente en todo momento el lugar, la fecha, los objetivos del evento, el público objetivo, etc.

2.     Establecer los objetivos

Para alcanzar el objetivo con éxito, resulta esencial que estés perfectamente alineado, ya sea con la empresa o con las necesidades de la persona para la cual estás organizando el evento.

Y es que es fundamental que conozcas cuáles son los objetivos que esperas alcanzar con el evento, al igual que el mensaje que deseas transmitir a los asistentes, en caso de existir alguno.

3.     Determinar quiénes serán los invitados

Recuerda que sin invitados no existe realmente un evento, por lo que dentro de las acciones principales que debes realizar al organizarlo destaca no solo planificar el tipo de evento, sino también el elaborar una lista de invitados, al igual que crear la invitación de la celebración y determinar su difusión, e incluso su confirmación.

Ahora bien, independientemente de los diversos formatos y diseños que puedes encontrar a la hora de elaborar tus invitaciones, lo cierto es que todas suelen poseer la misma información o pautas, por ejemplo:

  • Logo de la empresa, o la imagen personal que desees usar para tu evento.
  • Nombre de quién invita, independientemente si es del anfitrión o de alguna determinada entidad o empresa.
  • El nombre de la persona a la que deseas invitar, en caso de querer apostar por una invitación personalizada.
  • El lugar donde se llevará a cabo el evento.
  • La fecha y la hora de la celebración.
  • Especificar si es necesario una confirmación de asistencia, en caso de ser así, debes incluir la información de contacto y también la fecha límite para hacerlo.

tipos de eventos

Asimismo, como información adicional, podría ser apropiado agregar un pequeño mapa que contenga las indicaciones necesarias sobre cómo llegar al lugar del evento, al igual que un horario de cómo se desarrollará el mismo, en caso de ser preciso.

4.     Escoger la fecha y el lugar

Otro aspecto esencial al organizar un evento, consiste en asegurarte de encontrar el lugar apropiado, el cual te permita transmitir con facilidad el mensaje objetivo de la celebración; de igual modo, debes seleccionar una fecha que resulte adecuada para la mayor parte de los invitados.

En este sentido, debes asegurarte que el día seleccionado no coincida con alguna fecha especial, por ejemplo, días festivos, o incluso con la celebración de algún partido importante.

De la misma forma, tendrás que asegurarte de analizar tanto las ventajas como las desventajas del lugar que escojas, por ejemplo, la zona de parking, el acceso de los invitados, la existencia de rampa para minusválidos, la capacidad de almacenamiento, entre otras cosas.

5.     Establece un presupuesto

La organización de cualquier evento necesita de un buen presupuesto, por lo que es importante que elabores una estimación inicial, la cual puedas usar de aproximación para realizar tu balance final.

Para esto, es aconsejable que realices un inventario donde incluyas todo aquello que vas a necesitar, incluyendo por ejemplo decoración, proyector, equipos de sonido, catering, personal, etc.

6.     Revisar cada detalle antes del evento

Es recomendable elaborar una pequeña lista con las cosas que debes controlar durante el día del evento; asimismo, tienes que ir revisando y asegurándote que todo se encuentre en su lugar y bajo control.

Incluso sería apropiado que cuentes con algún plan B, en caso de que se presente un inconveniente con alguno de los aspectos del evento.